Vous êtes confronté à des problèmes concernant l’organisation et le développement de votre franchise ? La meilleure solution consiste à choisir un logiciel de gestion. Il permet d’harmoniser et d’automatiser les données au sein du réseau. Nous vous présentons les principales fonctions qu’il faut chercher dans ce type de programme.
Recherchez un logiciel de franchise doté d’une interface conviviale
La convivialité désigne la facilité avec laquelle les utilisateurs naviguent et comprennent le fonctionnement d’un logiciel. Le modèle des franchises met l’accent sur l’autonomie des franchisés. Il est donc essentiel que le programme demeure accessible pour tout le monde, puisque les employés n’ont pas souvent de grandes connaissances en informatique. Si le logiciel de gestion n’est pas convivial, le personnel aura beaucoup de mal à l’utiliser sans demander une aide extérieure. De plus, une interface ergonomique réduit le processus de formation initiale, ce qui fait baisser les coûts. Une interface simple et intuitive doit être cohérente, comporter des commentaires informatifs et doit recourir à un vocabulaire compréhensible aux franchiseurs et aux franchisés.
Le logiciel doit automatiser la collecte des redevances et des rapports de vos franchisés
La redevance est la somme que paye chaque point de vente du réseau au franchiseur. Elle est souvent versée mensuellement par les centres qui exploitent l’image de marque d’une enseigne. Le montant est fixé en fonction du chiffre d’affaires hors taxes. Des marques peuvent ajouter des charges supplémentaires comme la redevance publicitaire. Le calcul peut donc devenir très complexe si le réseau compte beaucoup de franchises.
Comme vous pouvez le voir sur le site HubyUP, il est possible d’automatiser la collecte des redevances avec un logiciel de gestion de franchise. Il suffit d’entrer vos critères de facturation puis de générer et d’expédier de manière groupée vos factures à l’ensemble du réseau. Cela permet de gagner du temps tout en réduisant le risque d’erreur. De même, cet outil de gestion doit être capable d’automatiser la collecte des rapports sur les établissements du réseau. Cela vous permet d’avoir des données sur les ventes et sur vos bénéfices. Ces rapports permettent aussi de savoir quelles sont les dépenses les plus élevées dans le réseau. Voici une liste non exhaustive des indicateurs qu’un logiciel peut collecter sur les franchises :
- l’évolution du chiffre d’affaires,
- le niveau de la trésorerie,
- le taux d’absentéisme,
- le niveau de turn-over,
- la rentabilité des différents centres,
- le salaire moyen.
L’exploitation de toutes ces informations vous facilite la prise de décision. Vous pouvez identifier les points faibles de la chaîne et mettre en œuvre des stratégies pour redresser la barre.
Le logiciel permet-il l’animation de votre réseau de franchises ?
Afin d’assurer la cohérence et l’uniformité, vous devez mettre en place l’animation de l’ensemble des points de vente. C’est une stratégie qui vous permet de vous assurer que les employés de chaque magasin comprennent et appliquent les instructions du manuel opérationnel. Pour vous aider dans cette tâche, vous aurez besoin d’un animateur professionnel. C’est un collaborateur qui vous permet de savoir si tous les process sont bien intégrés.
Le logiciel de gestion peut aussi vous aider dans l’animation. Vous pourrez par exemple partager avec le réseau les nouveautés que vous avez introduites dans le manuel opérationnel. Cela permet aux employés des différents points de vente de se mettre à jour et de ne pas oublier les règles à suivre. Cet outil doit aussi vous permettre de partager des actualités ou des informations sur de futurs événements.
Optez pour un logiciel qui facilite la communication entre franchiseur et franchisés
Afin de réaliser la bonne intégration de l’ensemble de la franchise, il est essentiel que le logiciel possède un bon système de communication entre les centres franchisés et la tête du réseau. Le siège social doit être en mesure de transmettre toutes les informations nécessaires aux points de vente pour qu’ils fonctionnent correctement : tarifs, offres, remises… De leur côté, les établissements doivent être capables de transmettre toutes les informations nécessaires pour que le siège puisse analyser, gérer et aider l’ensemble du réseau.
Choisir un logiciel qui possède un moyen de communication intégré permet à toutes les parties de ne pas perdre du temps au quotidien. Au lieu d’utiliser un système de messagerie distinct, vous avez accès à une solution tout-en-un.
Des options sécurisées de stockage, de sauvegarde et de récupération des données
La sécurité et la confidentialité des données du logiciel méritent toute votre attention. En effet, vous ne voulez pas que les informations les plus importantes de votre entreprise soient divulguées ou utilisées à mauvais escient. Il existe des lois nationales et des textes communautaires qui réglementent les procédures de sécurité de l’information. Vous avez par exemple le Règlement général sur la Protection des Données (RGPD) qui encadre la protection des informations personnelles dans l’UE. Au niveau national, on a la loi « Informatique et Libertés » qui impose aux sociétés des obligations sur le traitement des données personnelles.
Vous devez trouver un logiciel de gestion de franchise qui répond aux exigences de ces lois. Il peut être difficile de vérifier si un logiciel respecte vraiment ces engagements si vous n’avez pas des connaissances en cybersécurité. C’est pour cela qu’il est recommandé de vous tourner vers des éditeurs de logiciel français. Ils sont en général plus soucieux de suivre des protocoles de protection des données, car elles sont conscientes des complications qu’ils peuvent avoir en cas de manquement.
Un logiciel également adapté à vos franchisés
Le logiciel doit aussi proposer des solutions pour accompagner les franchisés dans la vente. Ainsi, un bon outil de gestion doit avoir des fonctionnalités pour démarcher directement les clients. Les employés des points de vente doivent être capables par exemple d’expédier des mails promotionnels à leur clientèle. Cela permet de les fidéliser ou de faire la promotion pour le lancement d’un nouveau produit. Le logiciel doit aussi posséder une solution pour gérer les achats. Vous devez être capable de générer des factures proforma, des bons de réception ou des notes de frais. Il doit aussi offrir la possibilité de faire des relances en cas d’impayés.
Pour les sociétés franchisées, la gestion des stocks est un enjeu majeur. Elles sont souvent confrontées à la rupture ou à l’excès de stocks. Le logiciel de gestion peut résoudre en mutualisant les réserves. Cela permet d’avoir une vue d’ensemble sur les entrepôts du réseau. Ainsi, un magasin de la chaîne peut fournir un autre en cas de rupture.
Logiciel de gestion de franchise Saas ou On-Premise ?
Si vous optez pour une solution Saas, cela signifie que vous pouvez avoir accès à votre programme sur n’importe quel terminal si vous avez une connexion internet. La mise à jour du logiciel s’effectue sans frais supplémentaires. Vous devrez juste payer un abonnement mensuel en fonction du nombre d’utilisateurs. La solution On-Premise vous permet d’exécuter le logiciel uniquement sur les ordinateurs de travail de la franchise. Vous avez accès au programme pour une durée illimitée une fois que vous l’avez achetée. Il peut arriver que l’éditeur vous demande de payer pour recevoir des mises à jour.
Pour une franchise, la solution Saas est la meilleure option. Vous pouvez connecter plus rapidement chaque nouveau franchisé à l’interface du logiciel, car le déploiement s’effectue de manière automatique. En plus, vous n’aurez pas à gérer la maintenance du logiciel sur chaque ordinateur du réseau. Cela vous permet de faire des économies conséquentes.
