Utilisée en gestion de qualité, en complément de l’autre outil qualité AMDEC, cette méthode d’analyse de la cause est également utile dans la gestion de projet. Créée par le professeur japonais Kaoru Ishikawa, d’où parfois son appellation « Méthode d’Ishikawa », la méthode des 5M vise à représenter de manière synthétique les relations cause à effet d’un problème afin de trouver une solution.
La représentation graphique utilise un diagramme en arête de poisson pour représenter graphiquement les contraintes, qui empêchent d’atteindre les objectifs d’un projet. Les moyens pour y parvenir y sont également représentés.
En quoi consistent les 5M ?
Le diagramme de causes et effets est structuré autour des 5 M pour identifier de façon visuelle l’ensemble des causes du problème. C’est un moyen mnémotechnique qui résume les 5 aspects qu’il faudrait prendre en compte face à un obstacle.
Les catégories principales des 5M sont :
- Matière : identifier les matières premières utilisées, ainsi que les matériaux qui entrent en jeu, (fournitures, origine et qualité des pièces de rechange, …)
- Matériel ou Machine : répertorier tout l’équipement nécessaire : outillage, logiciels et matériel informatique. Identifier les problèmes liés aux machines : mauvais fonctionnement, mauvais réglage, etc, évaluer les moyens financiers.
- Méthode : quelles sont les procédures existantes ? Quel est le mode opératoire ? Y a-t-il une mauvaise consigne ou un planning mal rédigé ? Comment se passe la chaîne d’information ?
- Main-d’œuvre : Identifier les causes liées aux interventions humaines : compétence et qualification du personnel. Des consignes mal interprétées ou un manque de communication.
- Milieu : l’environnement de travail est-il favorable ? Lister les problèmes liés à l’aspect du lieu de travail.
Les détails énumérés sont placés sur chaque branche de « M » sous forme de causes potentielles qui nuiraient à l’accomplissement de l’événement étudié. Il faut hiérarchiser ces détails de telle sorte que les causes les plus directes sont classées plus proches de l’arête centrale.
Pourquoi utiliser cette méthode ?
L’utilisation des 5M permet de rechercher les causes qui produisent le problème (effet) étudié. Il faut regrouper les causes en 5 grandes familles, ainsi, le phénomène est mieux cerné grâce à cet outil de visualisation horizontale de la situation. Les groupes qui vont résoudre le problème peuvent alors commencer les discussions de façon très explicite.
Plutôt que de tâtonner dans les solutions et de perdre du temps à tester d’autres méthodes, les 5M permettent de trouver directement la racine du problème et de crever l’abcès.
L’avantage de la méthode 5M, c’est qu’elle permet non seulement d’analyser les causes du problème actuel mais d’anticiper les autres causes possibles qui, plus tard pourraient ramener le même problème. Les 5M pourront aussi positivement être utilisés pour l’optimisation d’un processus déjà existant.
Exemples
Si vous êtes convaincu d’appliquer la méthode de diagrammes 5M, voici un exemple de construction du diagramme pour l’illustrer :
Dans cet exemple de diagramme, le problème constaté est un magasin de bricolage dont la satisfaction clientèle ne cesse de baisser. Les dirigeants élaborent un plan d’amélioration du taux de satisfaction clientèle. Cette insatisfaction est due à des problèmes d’approvisionnement, un temps d’attente trop longue à la caisse, un environnement lugubre, une panne d’imprimante et un livreur en arrêt à cause d’un accident du travail.
Voici, comment créer un diagramme des 5M en arêtes de poisson :
- Matière : gaspillage de papiers (imprimante défectueuse)
- Matériel ou Machine : nombre de caisses enregistreuses insuffisant (absence de service de maintenance) / camion de livraison des tuyaux souvent en panne (manque de suivi au niveau du logistique)
- Méthode : manque de procédures (absence de manuel d’utilisations et de fiche produit, supports de communication inexistants)
- Main d’œuvre : personnel insuffisant et démotivé (manque de formation, conditions de travail insatisfaisantes, absence de primes), personnel non doté de moyens de protection suffisants.
- Milieu : manque d’éclairage (défaillance d’un store enrouleur électrique occultant qui empêche les rayons de soleil de pénétrer la boutique), environnement de travail non sécurisé
Après que les 5M aient été clairement définis comme causes principales du problème, il faut maintenant les détailler et chercher les sous-causes. Dans notre exemple, les sous causes sont entre parenthèses.
L’animateur du groupe de travail participant à ce brainstorming devrait être le plus objectif possible pour espérer trouver des solutions au problème. Une fois les différentes causes identifiées, un suivi périodique des actions correctives doit également être envisagé.
La méthode 5M a prouvé ses effets en tant qu’outil de modération de haute qualité lors des séances de remue-méninges. Egalement outil d’analyse des causes racines de dysfonctionnement au sein d’une entreprise, les 5M peuvent être appliqués d’une façon générale dans n’importe quel projet, comme un lean par exemple. Il vise à assurer le bon déroulement d’un projet et la gestion des risques. Pour affiner les analyses des causes probables, une autre méthode, appelée les 5 pourquoi peut aider à identifier en profondeur les origines du problème.
